Μηνύματα και βιντεοσυσκέψεις «πνίγουν» τους σύγχρονους εργαζόμενους

Μία πληθώρα καινοτόμων εφαρμογών με στόχο την απρόσκοπτη επικοινωνία «πνίγει» ολοένα και περισσότερους ανθρώπους στον εργασιακό χώρο, διακόπτοντας ανά τακτά χρονικά διαστήματα την ροή της σκέψης και κατά συνέπεια την δημιουργικότητα τους. Εφαρμογές για την αποστολή ομαδικών μηνυμάτων σε WhatsApp και WeChat, υπηρεσίες βιντεοκλήσης όπως οι Zoom, Slack και Teams, αλυσίδες μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεκάδες ακόμη τρόποι επικοινωνίας μεταξύ ατόμων και ομάδων, φαινομενικά σχεδιασμένοι για να διευκολύνουν την αμφίδρομη επικοινωνία στον εργασιακό χώρο αλλά και την εξ αποστάσεως εργασία, καταλήγουν τελικά ως τροχοπέδη στη λήψη γρήγορων αποφάσεων, επί της ουσίας αποτυγχάνοντας να συνδράμουν στην πραγματική δημιουργία αξίας μέσω της συνεργασίας.

Πρόσφατη έρευνα της εταιρείας Wakefield Research, διαπίστωσε ότι το 89% των ερωτηθέντων, εργαζομένων σε γραφείο ή/και από το σπίτι, ανέφερε ότι η διαχείριση μίας ηλεκτρονικής θυρίδας (inbox) γεμάτης με μη διαβασμένα μηνύματα, αποτελεί μία από τις πιο δυσάρεστες υποχρεώσεις μέσα στην ημέρα, με το 38% αυτών μάλιστα να δηλώνει διατεθειμένο να παραιτηθεί από την εργασία του ως απόρροια αυτής της εξαντλητικής καθημερνής ρουτίνας. Μάλιστα, το αίσθημα burnout φαίνεται πιο σύνηθες για τους ηλικιακά νεαρότερους εργαζομένος, με το 51% των υπαλλήλων γραφείου κάτω των 40 ετών να αναφέρει τον όγκο των συνεχών ειδοποιήσεων ως την υπ’ αριθμόν ένα αιτία για την οποία θα οδηγούνταν σε παραίτηση. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο μέσος Αμερικανός εργαζόμενος σε γραφείο λαμβάνει περί τα 120 emails σε ημερήσια βάση…

Από την ίδια έρευνα προέκυψε επίσης ότι το 50% όσων εργάζονται από το σπίτι δαπανούν δικά τους χρήματα για την αγορά κάποιου λογισμικού ή άλλου εργαλείου που θα τους βοηθήσει να τονώσουν την παραγωγικότητα τους, μέσω της καλύτερης διαχείρισης του χρόνου τους. Επιπλέον, σχεδόν ένας στους πέντε εξετάζει το ενδεχόμενο να προβεί σε μία τέτοια αγορά το προσεχές διάστημα, προκειμένου να διαχειριστεί τον διαρκώς διογκούμενο όγκο των ειδοποιήσεων. Αρνητικοί είναι πάντως πολλοί εργαζόμενοι και ως προς τις εφαρμογές βίντεοσύσκεψης, όπως η Ζοοm, η οποία γιγαντώθηκε εν μέσω πανδημίας. Απαντώντας σε σχετική έρευνα, οι εργαζόμενοι μεγάλες αμερικανικής εταιρείας ανέφεραν σε ποσοστό 90% ότι οι καθημερινές συσκέψεις μέσω υπολογιστή τους έκαναν να αισθάνονται πολύ λιγότερο παραγωγικοί.

Σε αντίστοιχη έρευνα της McKinsey, οι αναλυτές κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι περί το 80% των επιχειρήσεων προωθεί αλλαγές στον τρόπο αλλά και την συχνότητα με την οποία διεξάγονται συναντήσεις είτε διά ζώσης είτε μέσω οθόνης, έχοντας διαπιστώσει ότι οι διαρκείς διακοπές στην ροή της καθημερινής εργασίας καθιστούν τους εργαζόμενους λιγότερο αποτελεσματικούς. Μάλιστα, η αδυναμία συγκέντρωσης αλλά και η αίσθηση burnout είναι μεταξύ των πιο συχνών παρενεργειών της ασταμάτητης ροής ειδοποιήσεων, που σε αρκετές περιπτώσεις, αφορούν τελικά σε ασήμαντα πράγματα.

Λύσεις πάντως υπάρχουν και φαίνεται ότι απαιτούν λίγη δημιουργικότητα και πολύ αποφασιστικότητα. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα της πλατφόρμας Netflix: προκειμένου να διαχειριστεί καλύτερα τον χρόνο των εργαζόμενων της έχει περιορίσει τη διάρκεια των διά ζώσης συναντήσεων σε μόλις 30’. Εφόσον δε πρόκειται για συσκέψεις όπου πρόκειται να ληφθούν αποφάσεις, το σχετικό υλικό διαμοιράζεται στους συμμετέχοντες εγκαίρως, κι έτσι στην συνάντηση οι ίδιοι απλώς τοποθετούνται, χωρίς να χάνεται χρόνος σε μακροσκελείς παρουσιάσεις.

Άλλες εταιρείες έχουν προχωρήσει σε πιο ριζικές αλλαγές, περιορίζοντας δραστικά την αποστολή μηνυμάτων και emails και θέτοντας συγκεκριμένες περιπτώσεις εξαιρέσεων, κατά τις οποίες τα αρμόδια άτομα ενημερώνονται κατ’ αποκλειστικότητα. Μία ή δύο ημέρες τον μήνα καθορίζονται επίσης από τους εργαζόμενους ως ημέρες επικοινωνίας, σε περίπτωση ανάγκης, ενώ εάν πρέπει να σταλεί κάποιο email, τότε ζητείται από τον αποστολέα να ενεργοποιήσει την υπηρεσία “schedule send”, η οποία τηρεί το χρονοδιάγραμμα ενημέρωσης που έχει θέσει ο κάθε εργαζομένος, ώστε να μην τον ενοχλήσει σε ώρες εκτός εργασιακού χώρου..

Σύμφωνα με στοιχεία από την αμερικανική αγορά, περισσότερα από 300 δισεκατομμύρια emails στέλνονταν ημερησίως μέσα στο 2020, αριθμός που εκτιμάται ότι ξεπερνά τα 320 δισεκατομμύρια σήμερα. Αποτέλεσμα μάλιστα της εργασίας από το σπίτι είναι τελικά και η διατάραξη της ισορροπίας εργασίας/ζωής για αρκετούς επαγγελματίες, οι οποίοι απορρίπτουν ως μη αποτελεσματικές και τις σχετικές εφαρμογές που στόχο έχουν την συνδρομή στην διαχείριση των μηνυμάτων, αλλά καταλήγουν να συνθέτουν μία ακόμη υποχρέωση που πρέπει κι αυτή να τύχει μέριμνας μέσα στην ημέρα…